Plaća je naknada za prijašnji, sadašnji ili budući rad, neovisno o nazivu i obliku isplate, ostvarena u radnom odnosu kod poslodavca.
Plaća je osobni primitak koji osigurava radniku podmirenje svakodnevnih potreba i pravo na nadoknadu i kada ne radi, u slučaju spriječenosti za rad zbog bolesti ili porodiljskog dopusta, za vrijeme blagdana, godišnjeg odmora i sl.
Obračun plaće vrši se sukladno odredbama Zakona o porezu na dohodak, Pravilnika o porezu na dohodak, Zakona o doprinosima, a obveznici poreza na dohodak koji imaju prebivalište ili uobičajeno boravište na području općine/grada koji su propisali obvezu plaćanja prireza, plaćaju i prirez.
U Nucleus ERP sustavu, kada se jednom pravilno postave parametri za obračun plaća, svaki slijedeći obračun zahtjeva minimalne radnje koje se tiču samo ažuriranja izmijenjenih podataka i kontrole obračuna.
Program za obračun plaća koncipiran je prema procedurama iz realnog života i poslovnih procesa:

1. Svaka osoba je jedinstvena i upisuje se u program samo jednom, bez obzira koliko puta je odlazila i dolazila ponovno raditi u isto poduzeće ili obrt
2. Prilikom svakog zapošljavanja kreira se novi Ugovor o radu gde se upisuju sve dogovorene informacije poput broja sati rada tjedno, iznosa plaće, datuma početka i/ili prestanka ugovora itd.
3. Radnik kojem je istekao Ugovor o radu tijekom jednog mjeseca, automatski se više neće nalaziti u obračunu plaće za idući mjesec.
4. Obustave i krediti radnika dugoročnog su karaktera i biti će mjerodavni sve dok se ne storniraju ili dok se ne otplate sve rate kredita.
5. Svaki obračun plaće skup je svih informacija nužnih za obračun plaće za mjesec za koji vršimo obračun. Prilikom otvaranja novog obračuna, program kopira informacije koje smo prethodno snimili u tzv. Početne postavke. Početne postavke možemo smatrati šprancom prema kojemu kreiramo novi obračun. Sve informacije trajnog karaktera važno je zapisati u početne postavke kako bi vrijedili i za sve obračune koji se budu otvarali u budućnosti. Podatke koji vrijede samo za aktualni obračun potrebno je izmjeniti/upisati u aktualnom obračunu a ne i u Početnim postavkama. Program je koncipiran na način da je jednom obrađen i zaključan obračun plaće trajnog karaktera, što znači da se neće mijenjati bez obzira promijeni li se zakonodavan okvir u međuvremenu. Na taj način uvijek imamo mogućnost retroaktivno otključati i ući u obračun te eventualno izvršiti neku izmjenu ako je potrebno a da nas pritom čeka sav zakonodavan okvir ( porezi, prirezi, doprinosi koji su važili tijekom izrade tog obračuna. Da bi to radilo na navedeni način bilo je neophodno onemogućiti da bilo kakve izmjene podataka izvan obračuna, npr. u početnim postavkama, temeljnim šifarnicima poreza, prireza i sl. ne utjeću na već otvoreni obračun. Stoga je važno imati na umu da se sve izmjene trajnog karaktera ako je moguće upišu prije otvaranja obračuna, jer će se na taj način odmah naći u obračunu i neće ih biti potrebe upisivati 2 puta - jednom u obračun a drugi puta u Početne postavke. Ukoliko neki podatak u trenutku kreiranja novog obračuna nije bio unaprijed poznat, kreirali smo alat Obnova podataka putem kojeg će se svi potrebni podaci moći na vaš isključiv zahtjev prekopirati u obračun.
6. Obračun svih plaća vrši se automatski prilikom svakog mijenjanja podataka, bez potrebe za nekom dodatnom obradom.
7. Obračun plaća moguće je vršiti na jedan od slijedećih načina::

   - obračun prema upisanoj bruto plaći
   - obračun prema upisanoj neto plaći
   - obračun prema upisanoj satnici i koeficijentima stručne spreme, 
   uvjeta rada i radnog mjesta u odnosu na minimalnu bruto plaću

8. Nakon izvršenog obračuna plaće i uspješne kontrole obračunskih isplatnih lista za sve radnike od strane osobe zadužene za obračun plaća, izrađuje se JOPPD obrazac i predaje se elektronički putem interneta u sustav ePorezna s odgovarajućim FINA certifikatom radi uspostava sigurnosnog protokola.
9. Isplata plaće omogućena je putem SEPA formata za izradu datoteke s nalozima za isplatu plaća, neoporezivih nadoknada, doprinosa, poreza, prireza, kredita i obustava. Također je omogućen ispis virmana za ručnu uplatu

■ Bruto plaća
Bruto plaća je ukupan iznos na koji se obračunavaju doprinosi iz plaće i na plaću, porezi i prirezi…
■ Neto plaća
Neto plaća je iznos koji pripada radniku po odbitku doprinosa, poreza i prireza porezu na dohodak
■ JOPPD
JOPPD - Izvješće o primicima, porezu na dohodak i prirezu te doprinosima za obvezna osiguranja
■ e Porezna
ePorezna je skup elektroničkih usluga Porezne uprave koja omogućuje svim poreznim obveznicima dostavu poreznih obrazaca elektroničkim putem, pregled njihovih statusa te uvid u porezno knjigovodstvenu karticu.
■ HZMO
Hrvatski zavod za mirovinsko osiguranje
■ HZZO
Hrvatski zavod za zdravstveno osiguranje
■ SEPA
Jedinstveno područje plaćanja u eurima (eng. Single Euro Payments Area) jest područje na kojem potrošači, poslovni subjekti i tijela javne vlasti mogu izvršavati i primati plaćanja u eurima pod jednakim osnovnim uvjetima, pravilima i obvezama, neovisno o njihovoj lokaciji.

Prije nego se krenu raditi obračuni plaća, potrebno je izvršiti inicijalno podešavanje programa koje uključuje upis korisnika programa sa pripadajućim pravima, podešavanje konta za kontiranje temeljnice plaća, postavke za slanje plaća putem e-maila i slično. Obzirom da su mnoge od navedenih postavki prilično stručne i postavljaju se samo jednom prilikom instalacije programa, takve postavke ćemo izostaviti iz ovih uputstava za upotrebu te će to odraditi tehnička služba Nuclues-a u suradnji s vama. Ostale predradnje koje je potrebno obaviti prije početka obračuna plaća, poput upisa Tvrtki za koje se izrađuju obračuni plaća i pripadajućih poslovnih jedinica, partnera i banaka, djelatnika i ugovora o radu navodimo u sljedećim poglavljima

Prvim, inicijalnim pokretanjem programa, potrebno je upisati “Korisnika” koji će raditi u programu. Najmanje jedan korisnik mora biti administrator, tj dodijeljen administrativnoj grupi
Forma za upis korisnika

Kartica-korisnik
Prvog korisnika upisujemo sa šifrom 1, svaki slijedeći korisnik automatski dobije šifru prema slijedećem slobodnom rednom broju.

Kartica-korisničke grupe
Korisnik mora pripadati barem jednoj korisničkoj grupi, a najmanje jedan korisnik mora biti dodijeljen administrativnoj grupi.

Za potrebe obračuna plaća potrebno je upisati poslovnu banku tvrtke za koju se izrađuje obračun plaća. Također je potrebno upisati sve banke na koje ćemo vršiti isplatu plaća djelatnicima.
VAŽNA NAPOMENA: Određenu banku upisujemo samo jednom bez obzira na eventualne različite pozivne brojeve koji će biti potrebni za isplatu.
Banku unosimo kao partnera. Na glavnom izborniku izaberemo:
Matični podaci → Partneri
U kartici Stavka obavezno kao tip partnera odabrati “Banka”!

Na kartici Podaci za plaću potrebno je upisati IBAN račun u toj banci ili sedmeroznamenkastu šifru banke
Za isplatu plaća na račune djelatnika potrebno je u Model plaćanja upisati HR69, a poziv na broj primatelja: 40002-OIB-VOP
VAŽNO: u pozivu na broj primatelja oznake OIB i VOP moraju biti upisane sa velikim slovima. Nikako ne upisivati svarne oibove i vrste osobnih primanja! Program će automatski na mjesto tih oznaka postaviti odgovarajuće brojeve Oib-a i Vrste osobnih primanja djelatnika.

Tvrtke za koje vršimo obračun plaća unosimo tako da na alatnoj traci izaberemo:
Matični podaci → Šifrarnici → Tvrtka → Tvrtke
Potrebno je ispuniti polja u kartici Detaljno:

Za obračun plaća također je bitno popuniti Poreznu upravu i ispostavu, matični broj, broj obveze HZZO, djelatnost na kartici Ostalo:

Za obračun plaća također je bitno popuniti odgovornu osobu i kontakt osobu i telefon na kartici Kontakt:

Za obračun plaća također je bitno popuniti žiro račun (IBAN) na kartici Kontakt:

kao i e-mail adresu za kontakt osobu i eventualno web adresu tvrtku na kartici Internet:

Nakon unosa tvrtke, obavezno je unijeti podatke o poslovnim jedinicama. Ako tvrtka nema poslovnih jedinica unosimo jednu (npr. Uprava)
Na glavnom izborniku izaberemo:
Matični podaci → Šifrarnici → Tvrtka → Poslovne jedinice Obavezno je upisati barem Naziv u kartici Stavka:

Djelatnike kojima se obračunavaju plaće kao i odgovorne osobe prvo moramo upisati u šifrarnik Osoba:
Matični podaci → Šifrarnici → Osoba → Osobe
U kartici Stavka obavezno je odabrati Radnik pod Tip osobe te ispuniti ostala polja:

U kartici kontakt obavezno je ispuniti slijedeća polja:

• Adresa prebivališta
• Mjesto prebivališta
• Županija prebivališta
• Država prebivališta

U kartici Obrazovanje obavezno je polje Stručna sprema:

U kartici Plaća & Fiskalizacija, potrebno je izabrati Općinu prebivališta.

NAPOMENA: Polje Dani godišnjeg odmora se ne ispunjava za obračun plaća! Ovo polje služi samo za potrebe evidencije radnog vremena kod tvrtki bez kupljenog programa za obračun plaća.

Ugovori o radu sadrže bitne podatke za obračun plaća, kao što su datumi početka i završetka rada, trajanje ugovora, iznos plaće, trajanju plaćenog godišnjeg odmora i slično.
Na glavnom izborniku izaberemo:
Knjigovodstvo → Ugovori → Ugovori o radu
U kartici Radnik obavezna su polja:

• Datum ugovora
• Osoba
• Datum početka rada
• Trajanje ugovora
• Trajanje ugovora na određeno vrijeme (samo ako je ugovor na određeno vrijeme

U kartici Radno mjesto i vrijeme potrebno je upisati Jedinicu mjesta rada, tjedno radno vrijeme (puno ili skraćeno) te ukupne dane godišnjeg odmora.

U kartici Ostalo upisujemo podatke ukoliko je prestao radni odnos ili kada obračunavamo minuli rad. U slučaju obračuna minulog rada potrebno je upisati polje Radni staž do sada u obliku:
GG MM DD (protekle godine, mjeseci, dani), pritom se misli na radni staž kod prijašnjih poslodavaca do sklapanja Ugovora o radu.

U kartici plaća potrebno je upisati polja Radno mjesto, Način obračuna, Iznos plaće:

Iznos plaće možemo unaprijed definirati po grupama u polju platni razred. Ukoliko se odabere Platni razred tada nije moguće odabrati Način obračuna i Iznos. Ta opcija je uglavnom omogućena za srednja i velika poduzeća.
Polja poput Dodatak na plaću, Nadoknada za prijevoz i Topli obrok postoje još iz davnih vremena te se više ne koriste, ali ih imamo još zbog kompatibilnosti unatrag. Današnje nadoknade rješavamo na drugačiji način. Više o tome biti će opisano kod unosa obračunskih podataka.

Važno: Obzirom da su informacije pohranjene u obračunu plaće zaštićene od izmjena podataka izvan obračuna, savjetujemo da prije otvaranja novog obračuna provjerite jeste li prijavili i odjavili nove radnike, te upisali sve potrebne izmjene u šifrarnike i početne postavke (npr. novi tekući račun djelanika ili promjenu koef. osobnog odbitka, iznos plaće, promjena adrese i slično) Na taj način skraćujete proceduru i izbjegavate dvostruki upis podatka jer će sve promjene biti automatski učitane u novi obračun, te time neće biti potrebe za pozivanje funkcije za obnovu podataka

Prilikom otvaranja novog obračuna, program kopira sve podatke o radnicima iz Početnih postavki.
Stoga prije prvog obračuna potrebno je upisati podatke u Početne postavke, odabirom s alatne trake
Knjigovodstvo → Obračun plaća → Plaća Obračunski podaci:

Iz izbornika kliknemo na Početne postavke
Pojaviti će se novi prozor s otvorenom karticom Koeficijenti. Ovdje je potrebno upisati aktualne zakonske iznose za minimalnu bruto plaću, neoporezivu osnovicu, osnovice osobnog odbitka, najniže i najviše osnovice za izračun doprinosa te postotak minulog rada.
Na alatnoj traci možemo ažurirati sve prikazane šifrarnike i upisati obračunske podatke za radnike.

Svakom radniku u početnim postavkama moramo pridružiti određeni tip radnika. U Tipu radnika definiramo, da li je radnik u I ili II mirovinskom stupu, koje doprinose plaća određeni tip radnika, ima li pravo na minuli rad i sl. Kada unaprijed definiramo potrebne tipove radnika, tada to više nije potrebno činiti za svakog radnika posebno, pa na taj način znatno štedimo vrijeme.
Prilikom instalacije programa, automatski se instaliraju tipovi radnika koji se najčešće koriste, no svaki korisnik može dodati nove ili ažurirati postojeće tipove radnika.
Odabirom šifrarnika Tipovi radnika s alatne trake prikazati će se svi upisani tipovi radnika. Odabirom konkretnog tipa radnika možemo ažurirati podatke:

i pripadajuće doprinose koje bi odabrani tip radnika trebao plaćati:

Odabirom šifrarnika Doprinosi s alatne trake prikazati će se svi upisani doprinosi. Odabirom konkretnog doprinosa možemo ažurirati podatke:

Tip doprinosa - odabrati jedan od ponuđenih tipova doprinosa
Uplatni račun - odabrati uplatni račun za odabrani doprinos. Ukoliko računa nema u ponuđenoj listi, potrebno ga je dodati u šifraniku Žiro računi
Konto duguje - upisati dugovni konto ukoliko se plaća knjiži u modul financijsko poslovanje Nucleus ERP-a
Konto potražuje - upisati potražni konto ukoliko se plaća knjiži u modul financijsko poslovanje Nucleus ERP-a
Stopa - upisati aktualnu stopu doprinosa

Odabirom šifrarnika Nadoknade s alatne trake prikazati će se sve upisane nadoknade. S instalacijom programa automatski su upisane najčešće nadoknade. Odabirom konkretne nadoknade možemo ažurirati podatke za odabranu nadoknadu ili dodati novu:


Važno!

• Tip nadoknade

potrebno odabrati odgovarajući tip nadoknade. Tip nadoknade utječe na matematički izračun iznosa nadoknade. Za neke nadoknade se traži upis satnice, za druge samo iznos, a za neke oboje.

• Vrsta nadoknade

potrebno odabrati odgovarajuću vrstu nadoknade. Bez pravilnog odabira Vrste nadoknade, program neće znati o kojoj se nadoknadi radi, pa su moguće greške na izvještajima i JOPPD obrascu.

• Koeficijent
• Koeficijent s kojim množimo iznos nadoknade. Npr. 1 za redovan rad, 0.7 za

bolovanje itd.

• Nadoknada

Iznos za npr. topli obrok koji se množi s upisanim brojem dana i sl. (uglavnom se ne koristi)

• Valuta

Odabir valute za višejezične izvještaje.

• Osnova za stimulaciju

ukoliko je upisana nadoknada ujedno i osnova po kojoj će se obračunavati stimulacija, npr. kao Redovan rad, tada ova opcija mora biti uključena

• Osnova za minuli rad

ukoliko je upisana nadoknada ujedno i osnova po kojoj će se obračunavati minuli rad, npr. kao Redovan rad, tada ova opcija mora biti uključena

• Zbroji u ukupno sati

ukoliko je upisanu satnicu za predmetnu nadoknadu potrebno zbrojiti na IP1 obrascu u ukupni broj sati, tada ova opcija mora biti uključena

• Ispis sati

ukoliko je upisanu satnicu za predmetnu nadoknadu potrebno ispisati na IP1 obrascu, tada ova opcija mora biti uključena

• Ispis iznosa

ukoliko je upisani iznos za predmetnu nadoknadu potrebno ispisati na IP1 obrascu, tada ova opcija mora biti uključena

Odabirom šifrarnika Porezi prikazati će se prozor s upisanim poreznim razredima. Molimo ne mijenjajte sami porezne razrede jer to može dovesti do krivih obračuna. Instalacijom programa upisani su aktualni porezni razredi. Ukoliko dođe do izmjene zakona vezanih uz porezne razrede biti će vam poslana uputa kako to točno učiniti

Odabirom šifrarnika Valute prikazati će se prozor s upisanim valutama. Instalacijom programa upisana je aktualna valuta. U slučaju potrebe ispisa IP1 obrasca u drugim valutama, možete dodati novu valutu.

Odabirom šifrarnika Općine prikazati će se prozor s upisanim općinama. U slučaju izmjene stope prireza za neku općinu potrebno je ažurirati podatke. Napomena: prva na listi je općina bez imena i s šifom općine 0000. Ne brišite taj zapis jer nam služi za popunjavanje JOPPD obrasca

Nakon odabira neke općine potrebno je osim porezne uprave, upisati šifre za ID i RS obrasce, stopu prireza i konto za knjiženje poreza i prireza:

Odabirom šifrarnika Žiro računi prikazati će se prozor s upisanim žiro računima za uplatu doprinosa. Ukoliko se izmjene računi ovdje ih je potrebno ažurirati:

Odabirom šifrarnika Obustave prikazati će se prozor s upisanim obustavama.
Obustave koristimo kada želimo određenom radniku (ili više njih) ustegnuti iz plaće određeni iznos ili postatak plaće. Obustave nemaju rok trajanja tj. jednom kada je upišemo vrijediti će za sve buduće obračune sve dok je ne storniramo.
Važno! Obustave koristimo i za slučaj isplate plaće na zaštićeni račun djelatnika, te ukoliko postoji potreba za obustavom na trošak poslodavca.


Odaberite je li to obustava na zaštićeni račun, obustava na trošak poslodavca, članarina ili nešto drugo.
Opis - proizvoljan opis obustave
Partner - odabrati partnera u čiju korist se vrši uplata obustave
Valuta - odabrati valutu ako je dugačija od aktualne
Osnovica - odabrati da li se upisani iznos ili postotak obračunava iz neto ili bruto plaće
Iznos - upisati iznos ili stopu (ne može oboje istodobno)
Stopa - upisati stopu

Na kartici Uplatni račun upisati žiro račun, Model plaćanja i Poziv na broj:

Nakon spremanja obustave, pojaviti će se kartica Radnici na kojoj trebamo odabrati radnike kojima će se uskraćivati ova obustava. Pritom možemo svakom radniku posebno definirati Iznos ili Stopu te poziv na broj. Ukoliko kod radnika nije upisan jedan od navedenih podataka, program će prilikom izračuna obustave za tog radnika uzeti podatke upisane na kartici Obustava.

Odabirom šifrarnika Krediti prikazati će se prozor s upisanim kreditima. Krediti jednako kao i obustave imaju trajan karakter, tj. jednom kada upišemo kredit, oduzimati će automatski rate kredita kroz sve buduće obračune sve dok kredit ne bude otplaćen ili storniran.
Na kartici Rate kredita, potrebno je upisati broj rata kredita, mjesec prve rate i godinu prve rate, te kliknuti mišem na gumb Generiraj rate. Program će generirati upisani broj rata i podijeliti ukupan iznos kredita s upisanim brojem rata.
Važno!
Nakon generiranja rata, moguće je izmjeniti iznose određenih rata ili svih rata sve dok je ukupni zbroj rata identičan upisanom iznosu kredita! U suprotnom program neće dozvoliti snimanje kredita.

Odabirom šifrarnika Vrste rada prikazati će se prozor s upisanim vrstama rada. Ovaj šifrarnik je namijenjen za neke specijalne slučajeve spajanja evidencije radnog vremena i nadoknada u plaćama te molimo da to ne mijenjate bez kontaktiranja tehničke službe Nucleus-a.
Najvećem broj korisnika, ova opcija neće biti korisna.

Odabirom šifrarnika Operacije prikazati će se prozor s upisanim operacijama. Ovaj šifrarnik je namijenjen za neke specijalne slučajeve spajanja evidencije radnog vremena i nadoknada u plaćama te molimo da to ne mijenjate bez kontaktiranja tehničke službe Nucleus-a.
Najvećem broj korisnika, ova opcija neće biti korisna.

Kada smo u početnim postavkama, odabirom izbornika Radnici prikazati će se prozor sa svim radnicima koji su ikada radili u odabranoj tvrtki, kako bismo im mogli upisati ili izmjeniti obračunske podatke koji će kasnije služiti kao špranca iz koje se kopiraju podaci u novi obračun prilikom otvaranja novog obračuna:

Odabirom kartice Radnik pojaviti će se slijedeći prozor na kojem je potrebno upisati tražene podatke:

Napomena za određena polja:
Godišnji osobni odbitak - upisuje se kod izrade plaće s isplatom u 12. mjesecu radi izračunavanja razlike uplaćenog poreza i prireza. Vrši se isključivo za radnike koji za to ispunjavaju uvjete.
Iskorištena osnovica - upisuje se u slučaju da je već bio obračunat jedan ili više obračuna u tijeku mjeseca a da osobni odbitak nije u cijelosti iskorišten.
Iznos osobnog odbitka - ako je upisan iznos osobnog odbitka, program će vršiti obračun prema upisanom iznosu. U pravilu se ostavlja prazno a obračun se vrši prema koef. osobnog odbitka
Svi elementi iznosa plaće se automatski povlaće iz ugovora o radu. Ukoliko je potrebno mijenjati trajno iznos plaće, to je potrebno učiniti kroz Ugovor o radu. Ne povlaći se jedino Netto način!
Netto način - u slučaju da je upisan Netto iznos plaće potrebno je odabrati jednu od ponuđenih opcija za izračun plaće putem upisanog netto iznosa - Netto satnica, Brutto satnica, Fiksni netto iznos.

Napomena za isplatu plaće na banku:
Potrebno je kod svakog radnika odabrati banku za isplatu plaće i upisati tekući račun (IBAN) radnika.
Model plaćanja i poziv na broj nije potrebno upisivati, jer će program u tom slučaju koristiti upisani model plaćanja i poziv na broj koji je upisan u šifrarniku partnera za dotičnu banku. Ukoliko se ipak ovdje upišu ta dva podatka, program će onda koristiti njih a ne one iz šifrarnika partnera.
Na kartici Radno mjesto prikazani su podaci poput jedinica rada, koeficijenata za obračun, prosjeka i staža. Na ovoj kartici osim eventualno koef. uvijeta rada najčešće nije potrebno ništa upisivati.

Na kartici JOPPD obrazac potrebno je upisati šifre koje će se koristiti i prilikom popunjavanja JOPPD obrasca:

Na kartici Nadoknade moguće je upisati nadoknade koje će se automatski kopirati u obračun prilikom otvaranja novog obračuna.
Važno!
Ovdje ne bi trebalo stavljati obustave i kredite već njih stavljamo kroz za tu svrhu predviđene module: Ažuriranje, brisanje i dodavanje nadoknada vrši se putem za to predviđenih ikona koje se nalaze ispod liste nadoknada:


Opis radnji:
-dodaj novu nadoknadu (ili tipka INSERT)
-obriši nadoknadu (ili tipka DELETE)
-ažuriraj nadoknadu (ili dvostruki klik mišem na nadoknadu)

Tijekom ažuriranja ili upisivanja nove nadkonade dostupne su i slijedeće radnje:
- potvrdi nadoknadu
- otkaži izmjene

Kada smo u početnim postavkama, odabirom izbornika Osvježi obračun iz baze obnoviti će se podaci u početnim postavkama.
To se koristi u slučaju da nam je cijelo vrijeme bio otvoren prozor s početnim postavkama a netko je u međuvremenu izmjenio neke podatke npr. u ugovorima o radu ili sl. Na taj način se upisani podaci odmah osvježavaju bez potrebe za zatvaranjem tog prozora i ponovnim otvaranjem

Nakon što smo upisali podatke o svim radnicima u šifrarnike, Ugovore o radu i Početne postavke krećemo s otvaranjem novog obračuna: Na glavnom izborniku izaberemo
Knjigovodstvo → Obračun plaća → Obračunski podaci
Nakon što se otvori prozor s pregledom svih do sada obrađenih obračuna, potrebno je iz izbornika odabrati Dodaj za otvaranje novog obračuna. Na ekranu se zatim pojavi novi prozor u kojem moramo upisati mjesec i godinu obračuna, redni broj isplate, datum očekivane isplate i datum dospijeća plaće:

Napomena: u svakom mjesecu dozvoljeno je obraditi najviše devet obračuna. Svaki novi obračun u mjesecu mora imati svoj jedinstveni broj isplate počevši redom od 1 do 9.
Nakon upisa traženih podataka potrebno je kliknuti mišem na ikonu Spremi promjene.
Sada je otvoren novi obračun. Prilikom otvaranja obračuna, program je pregledao sve aktivne Ugovore o radu i u obračun upisao sve radnike koji su barem jedan dan bili prijavljeni u dotičnom mjesecu. Također su u obračun prepisani svi šifrarnici i podaci iz početnih postavki. U nazivu prozora s obračunskim podacima, vidljiv je podatak u kojem se obračunu nalazimo. Za daljnju obrada podataka u obračunu molimo pogledajte poglavlje Obrada podataka u otvorenom obračunu

Ukoliko smo ranije već otvorili obračun i želimo ponovno ući u obračun, na glavnom izborniku izaberemo
Knjigovodstvo → Obračun plaća → Obračunski podaci
Nakon što se otvori prozor s pregledom svih do sada obrađenih obračuna, potrebno je označiti mišem u listi obračuna onaj obračun koji želimo otvoriti i iz izbornika odabrati Odaberi obračun ili dvostrukim klikom miša odabrati obračun iz liste. Otvaranjem obračuna, na ekranu će se pokazati prozor u čijem naslovu će pisati mjesec, godina i broj otvorenog obračuna.

Za daljnju obrada podataka u obračunu molimo pogledajte poglavlje Obrada podataka u otvorenom obračunu

Ukoliko smo ranije već otvorili obračun i želimo ga obrisati, na glavnom izborniku izaberemo
Knjigovodstvo → Obračun plaća → Obračunski podaci
Nakon što se otvori prozor s pregledom svih do sada obrađenih obračuna, potrebno je označiti mišem u listi obračuna onaj obračun koji želimo obrisati i iz izbornika odabrati Obriši. Pojaviti će se prozor za upis lozinke za brisanje:

Potrebno je upisati lozinku: ZAKIT
Potvrđivanjem lozinke odabrani obračun će se obrisati.
Važno:
Brisanje obračuna neće biti moguće ako ste već na osnovu tog obračuna kreirali JOPPD obrazac. U tom slučaju potrebno je prvo obrisati JOPPD obrazac, pa tek onda obrisati obračun.

Ukoliko smo ranije već otvorili obračun i želimo na osnovi njega napraviti novi obračun, najjednostavniji način je da kopiramo postojeći obračun u novi. Na glavnom izborniku izaberemo
Knjigovodstvo → Obračun plaća → Obračunski podaci
Nakon što se otvori prozor s pregledom svih do sada obrađenih obračuna, potrebno je označiti mišem u listi obračuna onaj obračun koji želimo kopirati i iz izbornika odabrati Kopiraj. Prilikom kopiranja biti će potrebno upisati podatke o mjesecu, godini, broju obračuna, te datuma očekivane isplate i dospijeća, jednako kao i kod otvaranja novog obračuna.

Nakon završenog obračuna, preporučljivo je obračun zaključati kako ne bi došlo do slučajne izmjene podataka, obzirom da je točnost podataka nužna zbog izrade poreznih kartica i slično.
Na glavnom izborniku izaberemo
Knjigovodstvo → Obračun plaća → Obračunski podaci
Nakon što se otvori prozor s pregledom svih do sada obrađenih obračuna, potrebno je označiti mišem u listi obračuna onaj obračun koji želimo zaključati i iz izbornika odabrati Zaključaj. Prilikom kopiranja biti će potrebno upisati podatke o mjesecu, godini, broju obračuna, te datuma očekivane isplate i dospijeća, jednako kao i kod otvaranja novog obračuna

Ukoliko se pokaže potreba za izmjenom podataka u zaključanom obračunu, na glavnom izborniku izaberemo
Knjigovodstvo → Obračun plaća → Obračunski podaci
Nakon što se otvori prozor s pregledom svih do sada obrađenih obračuna, potrebno je označiti mišem u listi obračuna onaj obračun koji želimo otključati i iz izbornika odabrati Otključaj. Prilikom otključavanja obračuna biti će potrebno upisati lozinku za otključavanje:

Lozinka za otključavanja identična je lozinki za brisanje: ZAKIT
Potvrđivanjem lozinke obračun će biti otključan.
Učinite potrebne izmjene u obračunu i ne zaboravite ponovno zaključati obračun.

Nakon što smo otvorili novi ili neki već postojeći obračun sve daljnje obrade podataka u obračunu vrše se na jednak način kao što je već ranije opisano za unos početnih postavki
VAŽNO!:
Dok se nalazimo u obračunu, sve izmjene podataka odnose se isključivo na odabrani obračun! Ukoliko želimo izmjeniti neki podatak koji je trajnog karaktera, poput npr. promjene tekućeg računa djelatnika, potrebno je izaći iz obračuna i to upisati također i u početne postavke ili ako je o nekom drugom podatku riječ u neki šifrarnik.

Realno je da koliko god pazili da prije otvaranja novog obračuna upišete sve nove podatke i izvršite ažuriranje postojećih podataka, dogoditi će se ponekad potreba da u već otvoreni obračun uvučete neke podatke koje ste u međuvremenu upisali izvan obračuna u npr. početnim postavkama ili nekim šifranicima i slično. U tu svrhu kreirali smo alat pod nazivom Obnova podataka. Kada se nalazite u obračunu, s glavnog menija odaberite karticu Podatak, a s alatne trake odaberite ikonu Obnova podataka i pojaviti će se prozor s mogućnošću odabira skupova podataka koje želite ažurirati u obračunu:

Možete odabrati jedan ili više skupova podataka koje želite ažurirati i zatim kliknuti na ikonu Obnovi podatke.
Na taj način izbjegavate ponovan unos istih podataka u obračunu.

Da bi skratili vrijeme unosa nadoknada, kreirali smo alat pod nazivom Satnica, koji osim upisa redovnih sati rada za sve radnike, služi za upis i brisanje bilo koje postojeće nadoknade svim radnicima odjednom. Također možemo svim radnicima odjednom definirati planirane sate rada. Jednom kada smo svim radnicima dodali nadoknade, potrebno će možda biti samo ispraviti iznose na pojedinim radnicima, što znatno skraćuje postupak u tvrtkama s puno zaposlenika.
Kada se nalazite u obračunu, s glavnog menija odaberite karticu Podatak, a s alatne trake ikonu Satnica. Pojaviti će se prozor za obradu nadoknada:

Razdoblje obračuna - mišem odvučemo početni i završni klizač da definiramo početni dan i završni dan u mjesecu. Obično od prvog dana u mjesecu do zadnjeg dana u mjesecu.
Planirani dnevni sati - upisati planirane dnevne sate rada,ovisno o broju radnih dana u tjednu. Program će uglavnom sam izračunati radne sate, ali možete i sami upisati drugačiji iznos
Planirani noćni sati - upisati planirane noćne sate rada
Obradi satnicu - kliknuti da bi svim radnicima dodijelili planirane sate rada

Unos nadoknada za sve radnike:
Nadoknada - udabrati željenu nadoknadu
Broj sati - broj sati za odabranu nadoknadu
Iznos u EUR - iznos u Eurima za odabranu nadoknadu
Ukloni nadoknadu - kliknuti da bi svim radnicima obrisali odabranu nadoknadu
Obradi nadoknadu - kliknuti da bi svim radnicima dodali odabranu nadoknadu

Prilikom kreiranja obračuna potrebno je u svrhu kontrole i arhiviranja ispisivati razne vrste izvještaja. U programu se nalaze svi zakonom definirani izvještaji i drugi izvještaji koji olakšavaju izradu obračuna i evidentiranje.
Važno:
Nakon izmjene bilo kojeg podatka u obračunu, program za obradu plaća napravljen je na način da nije potrebno nikakvo dodatno izračunavanje plaća već je dovoljno ponovno ispisati izvještaje. Na taj način se znatno skračuje vrijeme obrade plaće.
Kako bi ispisali izvještaje, prvo kepotrebno je prvo ući u neki obračun na način kako je to prethodno opisano u poglavlju Otvaranje postojećeg obračuna, te odabrati iz glavnog menija karticu Izvještaji:

Jednom kada smo otvorili obračun, izvještaje za druge obračune možemo također ispisati odabirom odgovarajućih parametara za ispis izvještaja.
Napomena: Izvještaji se mogu ispisati i kada je obračun zaključan!
Na alatnoj traci nalazi se popis svih dostupnih izvještaja.
Klikom miša na željeni izvještaj otvoriti će se prozor za ispis izvještaja, pri čemu je potrebno unijeti tražene parametre koji ovise o vrsti odabranog izvještaja.
Klikom miša na gumb Submit prikazati će se traženi izvještaj:

Jednom kada se izvještaj nalazi prikazan na ekranu, moguće je izvještaj snimiti ili izvesti u neki drugi format (PDF, XLS). Također se izvještaji mogu slati elektroničkom poštom kao dodatak direktno iz forme izvještaja. Rad s izvještajima detaljnije je opisan u poglavlju Korisničko sučelje - Rad s izvještajima

Za ispis virmana potrebno je na alatnoj traci kliknuti na ikonu Virmani. Pojaviti će se ekran za ispis virmana na kojem je prvo potrebno odabrati vrstu virmana i sve tražene podatke te potom kliknuti na gumb Ispis virmana:

Umjesto ispisa virmana i pojedinačnih uplata, u zadnje vrijeme je puno jednostavnija opcija snimanje naloga za plaćanje u standardiziranom SEPA formatu koji je podržan od svih banaka. Svi nalozi se snimaju u elektonskom obliku i putem interneta učitavaju direktno u e- banking aplikacije banaka.
Važno: Kako bismo naloge snimili u SEPA formatu, bitno je najprije uvjeriti se da su IP1 obrasci ispravni za sve radnike! Za snimanje naloga u SEPA formatu, potrebno je odabrati obračun za kojeg snimamo plaće. Zatim iz glavnog menija odabrati karticu Izvještaji te potom iz alatne trake ikonu Snimanje podataka. Pojaviti će se novi prozor za snimanje podataka:

Na lijevoj strani prozora potrebno je upisati tražene parametre i označiti koje sve vrste naloga snimamo.
Napomena: ukoliko kliknemo gumb Označi sve označiti ćemo sve tipove naloga. Ukoliko slučajno u dotičnom obračunu ne postoji neka vrsta naloga koju smo označili, neće doći do greške već će se taj tip naloga samo preskočiti kod snimanja.

Napomena: ukoliko je došlo do greške kod učitavanja naloga u e-banking aplikaciju ili je iz nekog razloga potrebno ponovno poslati datoteku u banku, potrebno je iduću datoteku označiti idućim rednim brojem koji je za 1 veći od prethodne datoteka (br.2, br.3 itd.). U tu svrhu predviđeno je polje Broj datoteke u danu.
Klikom miša na gumb Snimi naloge, nalozi će biti snimljeni ako su svi podaci i sve kontrole pri snimanju naloga bile uspješne. Nakon snimanja prikazati će se na ekranu statusni prozor:

Ukoliko se u prvom redu nalazi rezultat provjere: OK, tada su nalozi ispravno snimljeni u označenoj datoteci.
Nakon zatvaranja statusnog prozora, aktivirati će se gumb Ispis zbrojnog naloga pomoću kojeg možemo ispisati naloge koji su snimljeni u datoteku radi dodatne provjere.
Napomena:
S desne strane ekrana za snimanje naloga nalazi se dio namjenjen snimanju datoteke sa specifikacijom za banku. Iako neke banke i dalje podržavaju prihvaćanje specifikacije za plaću, taj način je zastario i u zadnje vrijeme zamijenjen univerzalnim SEPA formatom, te ga banke sve više izbacuju tako da u programu i dalje podržavamo taj način ali ne preporučujemo koristiti ga.

Nakon izvršene isplate plaća, program omogućava automatsko knjiženje podataka o isplaćenoj plaći u Nucleus ERP FIN modul za finacijsko knjigovodstvo. Prethodna podešavanja mora izvršiti tehnička služba Nucleusa.
Jednom kada su parametri podešeni, knjiženje plaće vrši se odabirom željenog obračuna i odabirom kartice Izvještaji s glavnog menija, te potom odabirom ikone Prijenos podatka s alatne trake:

Potrebno je samo odabrati datum knjiženja i datum izvršenja, te će se klikom na gumb Knjiženje u financijsko automatski generirati temeljnica za plaću.

Obveza poslodavaca je predati radnicima isplatne liste iz kojih su vidljivi svi elemnti obračuna plaća. Zakonodavac dopušta slanje radnicima isplatnih lista i putem elektroničke pošte.
Poslodavci sve više koriste taj način slanja isplatnih lista jer je brži, jeftiniji i manje štetan za okoliš.
Početne postavke za slanje isplatnih lista putem e-maila izvršiti će tehnička služba Nucleusa.
Jednom kada su početne postavke postavljene, slanje isplatnih lista vrši se odabirom željenog obračuna i odabirom kartice Izvještaji s glavnog menija, te potom odabirom ikone Slanje e-mailom s alatne trake:

Modul za slanje putem e-maila, može slati IP1 obrasce kao i porezne kartice. Preduvjet je da svim radnicima koje žele primati obrasce putem e-maila, prethodno u šifrarniku osoba upišemo njihove osobne e-mail adrese. Preporuka je da se ne koriste službene e-mail adrese zbog zaštite privatnosti i tajnosti podataka. Na alatnoj traci možemo izabrati šaljemo li IP1 obrazac, poreznu karticu ili oboje. Potom klikom na ikonu Pošalji neposlane e-mailove šaljemo redom mailove svim radnicima koji imaju upisanu e-mail adresu. Ukoliko dođe do greške prilikom slanja, program će označiti te djelatnike crvenom bojom, te će se moći tim djelanicima kasnije na isti način ponovno poslati e-mailovi.
Radnici kojim je uspješno poslan mail, biti će označeni zelenom bojom, a radnici kojima još nije poslan e-mail biti će označeni žutom bojom. Želimo li nekim radnicima iz nekog razloga ponovno poslati mail, možemo selektirati jednog ili više njih istodobno i kliknuti mišem na ikonu Obriši vrijeme slanja. Kada ponovno kliknemo na ikonu Pošalji neposlane mailove tim će radnicima biti ponovno poslani mailovi jer će vrijeme slanja biti prazno.
Ukoliko nekim radnicima ne želimo poslati e-mailove, možemo označiti jednog radnika ili više njih te kliknuti na Označi kao poslano, te se dotičnim djelatnicima neće više slati e- mailovi obzirom da je vrijeme slanja već ispunjeno.

JOPPD obrazac je izvješće o primicima, porezu na dohodak i prirezu te doprinosima za obvezna osiguranja. Na glavnom izborniku izaberemo Knjigovodstvo → Obračun plaća →JOPPD obrazac
Pojaviti će se prozor sa svim obrađenim JOPPD obrascima:

Klikom na ikonu Dodaj otvaramo novi JOPPD obrazac. Na izborniku Vrsta JOPPD-a odaberemo kakav obrazac izrađujemo. Upisom datuma JOPPD obrasca, automatski se generira šifra JOPPD obrasca.
Podnositelj te Ime i prezime kontakt osobe prepisuje se iz šifrarnika Matični podaci→Šifrarnici→Tvrtka→Tvrtke
Potrebno je iz liste u polju Obračun plaće odabrati obračun na temelju kojeg ćemo generirati JOPPD obrazac.
Nakon upisa traženih podataka potrebno je kliknuti na gumb Generiraj B stanu:

Nakon toga program će automatski generirati sve stavke na B strani obrasca.
Napomena: podatke za A stranu obrasca nije potrebno upisivati. A strana obrasca se automatski generira bez obzira izrađujemo li JOPPD automatski generiranjem iz obračuna plaće ili ručnim unosom.
Ukoliko je JOPPD obrazac generiran iz obračuna plaće, potrebno ga je još pregledati jer program neće moći za sve slučajeve generirati 100% točan obrazac. Za većinu jednostavnijih obračuna neće biti potrebe za doradom obrasca ali uvijek ga se treba pregledati. Odgovornost za točnost podataka leži na osobi koja vrši obračun plaće. Najčešće ispravke odnose se na oznake primitka i datume, no moguće je da će se pojaviti potreba za izmjenom i drugih vrsta podataka.
Nakon generiranja, u listi će se pojaviti stavke sa zapisima na B strani obrasca. Izmjenu podataka za pojedini zapis na B starni obrasca vršimo dvostrukim klikom miša na odabrani red, čime se otvara prozor sa svim stavkama na odabranom redu B strane obrasca:

Nakon pregleda i ažuriranja svih potrebnih podataka, JOPPD obrazac obrađujemo klikom na ikonu Obradi dokument.

Ispis obrasca vršimo na prozoru s pregledom svih obrađenih JOPPD obrazaca:

Ispis A i B strane vršimo klikom na odgovarajući gumb s A i B oznakom koji se nalaze u redu na listi s odabranim JOPPD obrascem

Snimanje JOPPD obrasca u xml formatu, potrebnim za predaju u sustav e-porezna vršimo na prozoru s pregledom svih obrađenih JOPPD obrazaca:

Snimanje vršimo klikom na gumb koji se nalazi u koloni Snimi u redu na listi s odabranim JOPPD obrascem. Odabrani obrazac biti će snimljen u direktorij
c:\ePorezna i imati će naziv JOPPDNET.xml

Ispravljanje JOPPD obrasca prema pravilima sustava ePorezna izvodi se na način da se podnosi novi JOPPD obrazac sa istim datumom obrasca kojeg je potrebno ispraviti i s Vrstom izvješća: Ispravak već podnesenog izvješća. S obzirom na navedeno, da bismo ispravili obrazac potrebno je na prozoru s pregledom obrađenih obrazaca (Knjigovodstvo → Obračun plaća → JOPPD obrazac) kliknuti na ikonu Dodaj.
Potom je potrebno pod Vrsta izvješća odabrati Ispravak već podnesenog izvješća, a datum obrasca odabrati da je identičan datumu obrasca kojeg se ispravlja.
Nakon toga u polju Stavke JOPPD-a biti će ponuđeni obrađeni JOPPD obrasci na odabrani datum te je potrebno odabrati JOPPD obrazac kojeg se ispravlja:

Potom je potrebno napuniti stavke s originalnog JOPPD-a klikom na strelicu desno:

Nakon što su prenesene stavke s originalnog JOPPD-a dvostrukim klikom na odgovarajući red B strane obrasca kojeg je potrebno izmijeniti ažuriramo podatke i obradimo ga. Kada se izvrši ažuriranje svih podataka potrebno je obraditi dokument klikom na ikonu Obradi dokument te ga ponovno snimiti i poslati u sustav e-Porezna.

Stornirane JOPPD obrasca prema pravilima sustava ePorezna izvodi se na način da se podnosi novi JOPPD obrazac sa istim datumom obrasca kojeg je potrebno ispraviti i s Vrstom izvješća: Ispravak već podnesenog izvješća jednako kao što je objašnjeno u prethodnom poglavlju za ispravak JOPPD obrasca, no s jednom razlikom - sve kolone od rednog broja 10 do 17 na B strani obrasca moraju biti jednake nuli. Da bismo to na jednostavan način učinili, ponovimo opisani postupak iz prethodnog poglavlja za ispravljanje JOPPD obrasca, te na kraju, kada smo napunili sve stavke iz originalnog obrasca, kliknemo na ikonu X da pobrišemo kolone od rednog broja 10 do 17:

Nakon toga potrebno je obraditi dokument i ponovno ga snimiti i poslati u sustav e-Porezna.